1- หน่วยงานที่ไม่มีกิ่งส่งกรุณาแจ้งเจ้าหน้าที่ระบบฯ ตามเบอร์หน้าเว็บสารบรรณฯ
2- หน่วยงานที่แจ้งให้เพิ่มหน่วยงานใหม่ในสารบรรณฯ กรุณาระบบชื่อบุคคลปฏิบัติงานประจำหน่วยงานที่จะสร้างใหม่มาด้วย มิเช่นนั้นจะมีงานค้างในตะกร้างานนั้นๆ
3- เจ้าหน้าที่ระบบฯ จะทำการเปลี่ยนแปลงรหัสเลขนำหน้าประเภทเอกสารส่งภายใน ภายนอก และประเภททอื่นๆ ตามรายการในเอกสารที่แจ้งมาของแต่ละหน่วยงาน/กอง/สำนัก เมื่อสร้างเอกสารรหัสนำหน้าจะเปลี่ยนเป็นรหัสใหม่ แต่เลขทะเบียนจะนับต่อกันปกติ